Menghindari miskomunikasi dalam konversasi lewat email

Komunikasi secara tidak langsung atau tanpa tatap muka memang rawan terjadi miskomunikasi. Anda tidak tahu bagaimana ekspresinya atau bagaimana intonasinya dalam berbicara sehingga anda memberi interpretasi sendiri terhadap kumpulan kata-kata tersebut.

Anda tentu khawatir jika apa yang anda ketik, terlebih lagi di email, akan disalahartikan. Tenang saja, hal tersebut bisa dihindari.

Berikut merupakan kiat-kiat agar kita dapat menghindari miskomunikasi saat mengirim email.

• Fokus saat menulis email, hindari gangguan

Fokus saat menulis email akan membuat anda mengarahkan perhatian sepenuhnya kepada apa yang anda ketik. Jika banyak gangguan, pikiran anda bisa jadi ke mana-mana, yang akan berakhir dengan kekacauan dan kesalahan saat mengetiknya.

Maka dari itu, ketika menulis email, pastikan anda dalam keadaan tenang dan jauh dari gangguan. Luangkan waktu yang pas agar fokus anda hanya tertuju pada email yang sedang anda tulis.

• Sopan dan sesuaikan gaya bahasa

Tak hanya saat membangun konversasi tatap muka, obrolan lewat email pun harus diiringi dengan bahasa yang sopan dan santun. Tunjukkan bahwa anda merupakan orang baik dengan pesan yang layak untuk dibaca. Jangan sampai juga isi pesan anda menyakiti hatinya.

Gaya bahasa juga penting diidentifikasi sebelumnya saat mengirim email. Ketahui siapa yang anda kirimi pesan, dan jenis pesan seperti apa yang anda kirim. Jika pesan tersebut merupakan pesan resmi seperti pesan lamaran pekerjaan, maka gunakan pula bahasa yang resmi. Namun jika pesan itu anda kirim untuk teman akrab anda, anda bisa menggunakan bahasa yang lebih santai.

• Gunakan subjek yang menggambarkan isi email

Subjek sangat penting untuk menggambarkan keseluruhan dan keperluan dalam isi email. Bayangkan ketika anda menulis subjek dengan kalimat yang tak jelas, penerima email tentu akan mengabaikan bahkan langsung menghapusnya. Jangan sampai hal itu terjadi pada anda.

Tulis subjek dengan singkat, namun mengarahkan maksud dan tujuan anda. Anda bisa menjelaskan detail kepentingan di body email.

• Utarakan maksud dengan singkat, jelas, dan lugas

Saat mengetik di body email, utarakan maksud dengan singkat, jelas, dan lugas. Jangan bertele-tele. Jangan pula terlalu banyak pendahuluan namun kepentingan utamanya hanya sedikit. Seimbangkan isi dan maksud yang ingin anda sampaikan.

• Jangan sampai terdapat kesalahan ketik

Setelah selesai melakukan pengetikan, koreksi semuanya, mulai dari penerima email, subjek, hingga tanda pengenal di bawah body email. Yang paling diperhatikan adalah alamat penerima. jika salah pengetikan alamat email, email anda tidak akan terkirim, atau bisa-bisa malah terkirim pada tujuan yang lain.