ZONAUTARA.COM — Rapat merupakan media yang penting dalam melakukan pertukaran ide, perencanaan, hingga pengambilan keputusan dalam suatu bisnis atau perusahaan. Namun, sejak adanya pandemi Covid-19, segala aktivitas pertemuan dengan banyak orang dibatasi. Begitu juga pertemuan untuk rapat.

Solusinya, rapat daring diadakan sebagai pengganti rapat secara tatap muka. Namun, rapat daring memiliki beberapa kekurangan. Dikutip dari Forbes, 40% pegawai mengalami kelelahan mental dari melakukan panggilan video.

Selain itu, 53% pegawai mengatakan kualitas audio yang buruk akan memecah fokus. Dan 38% pegawai menyatakan bahwa mereka merasa lelah setelah satu minggu melakukan rapat virtual dan 30% merasa stress.

Dari data tersebut, berikut merupakan cara mengoptimalkan rapat daring agar mendapat hasil yang diinginkan.

1. Perbaiki kualitas audio

Disebutkan bahwa kualitas audio yang buruk akan menurunkan fokus dalam rapat. Maka, kualitas audio anda bisa ditingkatkan dengan cara menggunakaan peralatan penunjang audio yang lebih baik.

Peralatan penunjang audio ini bisa anda berikan kepada pegawai anda, agar mereka mendapatkan kualitas audio yang sama dalam melakukan rapat, agar semua anggota rapat dapat kembali fokus.

2. Temukan tempat yang minim distraksi

Gangguan audio juga tak melulu soal device, namun bisa juga karena lingkungan yang tidak kondusif, sehingga banyak suara yang masuk ketika anda rapat.

Maka dari itu, ketika anda rapat, temukan ruangan dan lokasi yang kondusif dan jauh dari distraksi. Baik distraksi berupa suara maupun hal-hal lain, agar semua anggota fokus hanya ke rapat saja.

3. Tentukan topik rapat beserta luaran yang jelas

Sebagai pemimpin, anda perlu untuk menentukan topik rapat yang jelas. Buat daftar topik apa saja yang akan dibahas, dengan berapa lama durasinya, juga dengan luaran apa yang anda harapkan dalam rapat, serta tugas yang harus dilakukan anggota.

Dengan menentukan topik rapat dari awal, anda bisa memanfaatkan waktu dengan efektif dan efisien, tanpa harus memikirkan topik lagi di tengah rapat.

4. Perpendek durasi rapat

Ketika anda membuat daftar bahasan rapat, hal itu juga bisa memperpendek durasi rapat. Agar tidak bosan, beri poin-poin rapat secara jelas dan efektif agar waktu yang dihabiskan tidak banyak, dan pegawai tidak mengalami stres dan bosan.

5. Jika tujuan sudah ditemukan sebelum rapat selesai, anda bisa mengakhirinya

Dalam rapat, mungkin anda sudah menentukan durasi dan lama waktunya. Namun anda bisa mengakhirinya lebih cepat jika semua tujuan rapat sudah terpenuhi. Tidak perlu mengulur-ulur waktu agar rapat selesai di waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.